Als digitaler Weggefährte hat man zig Seiten auf denen man herumsurft, auf interessante Sachen trifft und diese irgendwie für später hinterlegen möchte. Sei es für das Archiv, welches man irgendwann durchsuchen möchte, oder weil ein Artikel einen zu einer Handlung bewegt hat („Kaufe endlich diese verdammte, coole iPad-Hülle!“). Leider hat man mindestens so viele Möglichkeiten Sachen zu archivieren wie es Seiten im Netz gibt.

Ich hatte bis heute morgen einen sehr chaotischen Zustand:

• Mehr als 40 Bookmarks in meinem „@Action“-Ordner in Instapaper (den Ordner habe ich angelegt, weil ich auf iOS-Geräten Sachen aus Bequemlichkeit einfach zu Instapaper hinzufüge, da dieses in die meisten Programme integriert ist; OmniFocus hingegen wird nur von einigen wenigen Ausnahmen eingebunden; wenn ich dann in Instapaper auf dem iPad gelesen habe, verschob ich Artikel, die eigentlich nicht zum Lesen gedacht waren in diesen Ordner, anstatt sie umständlich in OmniFocus einzupflegen oder zu archivieren).
• Mehr als 60 Bookmarks mit Stern in Google Reader (welches ich seit gut einem Monat nicht mehr benutze).
• Mehr als 30 gespeicherte Links in Fever, was Google’s Reader für mich abgelöst hat.
• Mehr als 20 unverarbeitete Mails in meinem E-Mail-Posteingang.

Insgesamt macht das also um die 150 verschiedenen Links / Aufgaben mit denen man irgendwann irgendetwas machen wollte. Wie bringt man nun Ordnung ins Chaos? Das ist wahrlich kein Geheimtipp: man arbeitet sich mühselig durch den gesamten Krempel und unternimmt mit den einzelnen Links und Mails das, was man schon immer einmal machen wollte. So bin ich an die Sache herangegangen:

• Einige gespeicherte Bookmarks in Google Reader und Fever waren einfach nur Artikel, die ich lesen wollte, die aber zu lang waren. Diese gehören eigentlich in Instapaper, also habe ich sie alle dorthin verfrachtet.
• Andere Bookmarks hingegen waren Videos (die ziemlich aufdringlich sind, wenn man sie nicht gerade abends auf der Couch guckt). Diese habe ich auch nach Instapaper geschoben, und zwar in einen Ordner namens „Videos“ (ha! passt doch).
• Die restlichen Bookmarks teilten sich in zwei Kategorien ein:
  • Sachen, die ich archivieren wollte um sie irgendwann als Referenz zu benutzen; diese kamen in mein lokales Archiv als Kopie mit Verweis auf den Original-Author.
  • Sachen, bei denen ich eine Tätigkeit ausführen muss, die länger dauert (z.B. „programmiere diese neue Funktion in Gebühren“); diese kamen in die OmniFocus-Inbox.
• Mails waren meistens Sachen, bei denen ich noch etwas machen muss, daher kamen diese auch in OmniFocus, dessen Inbox jetzt 23 Items hat.

Was habe ich damit erreicht, außer dass ich mir eine Unmenge Arbeit mit Hin- und Herschieberei gemacht habe? Ziemlich viel: ich habe weder gesternchente oder gespeicherte Items im RSS-Reader, diese sind bei 0. Ich habe auch keine Aufgaben mehr in Instapaper, dort wo eh keine hingehören. Der E-Mail-Eingang ist auch keine Sammlung von unsortierten Todos mehr. Und zum Schluss das Wichtigste:

Alles, was ich tun möchte, ist in OmniFocus. Ich weiß immer wo ich hin muss, wenn ich denn unbedingt arbeiten will.

Der Tipp ist nichts Magisches und am Ende sogar ziemlich dämlich. Bei den vielen Diensten, die man benutzt, entsteht das Problem aber von alleine, wenn man nicht ein wenig sorgsam mit den einzelnen Systemen umgeht. Fachmännisch nennt man das wohl GTD, für mich ist es einfach nur gesunder Menschenverstand, der leider allzu oft bei mir versagt. Es spielt dabei keine Rolle, ob man OmniFocus oder Things benutzt. Ob man sein Archiv auf Papier in Ordnern hält, oder umfangreiche Programme auf dem Mac dafür benutzt. Oder ob man vielleicht alles irgendwo in einer Textdatei hinterlegt hat. Wichtig ist nur, dass man einen einzigen Einstiegspunkt hat auf den man sich fokussieren kann.